FAQ

Un cautionnement électronique est un fichier crypté qui procure au destinataire un document sécurisé et vérifiable (généralement en format PDF) qui est protégé par des dispositifs de sécurité.

Non. Un cautionnement numérisé est une « image » d’un cautionnement papier, image qui peut être facilement modifiée ou manipulée au moyen d’un logiciel de retouche photographique. N’étant pas conforme aux directives de l’industrie, une image numérisée d’un cautionnement papier peut ne pas être admise comme document juridique.

Un cautionnement électronique en bonne et due forme doit satisfaire aux trois critères suivants :

Intégrité du contenu
L’assurance que le document reçu est le document véritable signé et que le contenu n’a pas été modifié ou manipulé.
Accès sécurisé
L’accès au document est limité aux personnes autorisées à le voir et à le télécharger.
Vérifiabilité / Caractère exécutoire
L’assurance que le document a été signé en bonne et due forme par les parties mentionnées et qu’il a force exécutoire.

Les cautionnements électroniques comportent généralement une signature numérique, un sceau de société numérique et une balise de vérification ou un lien permettant de vérifier que le libellé du cautionnement n’a pas été modifié.

Voir les exemples ci-dessous :

Non. Tous les fournisseurs de logiciels de programme figurant sur la liste du site Web de l’ACC (sous l’onglet Évaluations) ont la capacité de créer des cautionnements de soumission ET des cautionnements de bonne exécution et des cautionnements pour le paiement de la main-d’œuvre et des matériaux.;

Contrairement aux documents contractuels classiques, les cautionnements sont considérés comme des titres; par conséquent, les tribunaux ont déterminé que les titres (et donc les cautionnements) doivent :

être signés;
être scellés; and
comporter un exemplaire original.

Dans toutes les provinces canadiennes sauf la province de Québec, tout cautionnement électronique crypté, sécurisé et vérifiable comportant une signature numérique et un sceau numérique de société doit être conforme aux directives mentionnées ci-dessus.

Pour de plus amples renseignements à cet égard, prière de se reporter aux documents suivants : Association Canadienne De Caution site web:

Il importe de signaler que le processus d’acceptation des cautionnements électroniques est relativement homogène. Les cautionnements électroniques peuvent être téléchargés sur les plateformes d’appels d’offres existantes (MERX, soumissions et appels d’offres, etc.) ou peuvent être transmis par courrier électronique ou sous forme de PDF crypté/sécurisé. .

La première étape consiste à prendre contact avec un fournisseur de logiciels pour déterminer vos exigences.

Les cautionnements électroniques peuvent faire l’objet d’une vérification concernant la durée de vie du document; toutefois, la définition de la « durée de vie du document » figure généralement dans les spécifications du cautionnement dont fait état le contrat du projet.

Cela dit, il importe de signaler que les fournisseurs de logiciel ne sont pas des établissements d’archivage de documents; c’est au maître d’œuvre qu’incombe donc la responsabilité d’entreposer et de sécuriser les cautionnements électroniques qui leur sont transmis ou soumis.

L’ACC a créé un document qui propose une terminologie aux maitres d’œuvre pour solliciter/permettre des cautionnements de soumission électroniques. Pour télécharger ce document, CLIQUEZ ICI..

Voir les « Questions générales » ci-dessus.

Il existe plusieurs logiciels disponibles sur le marché permettant de créer des cautionnements électroniques fiables et exécutoires satisfaisant aux critères de l’Association canadienne de caution. L’ACC a étudié et évalué les systèmes de cautionnement électronique et on peut télécharger ses évaluations ICI. Pour obtenir de plus amples renseignements, nous recommandons aux courtiers en cautionnement de communiquer directement avec l’un ou l’autre de ces fournisseurs de logiciels.

Chaque fournisseur de logiciels détermine sa tarification et la gamme de ses services. Certains fournisseurs ont un tarif fixe, d’autres une tarification à la carte, etc. Nous recommandons de communiquer directement avec chaque fournisseur pour obtenir de plus amples renseignements et pour trouver la solution la plus appropriée à vos besoins et exigences.

Non. Le système de chaque fournisseur de logiciels a la capacité de créer des cautionnements commerciaux ET des cautionnements contractuels. Dès qu’un courtier en cautionnements a ouvert un compte et s’est enregistré pour accéder au système, il sera en mesure de créer des cautionnements électroniques commerciaux ou contractuels.

Chaque courtier devra se procurer une procuration/procuration électronique d’une caution en vue d’utiliser un sceau au nom de la caution.

La plupart, voire la totalité, des cautions canadiennes ont procédé au téléchargement de leurs sceaux de sorte que ceux-ci sont accessibles dans chacun des systèmes de fournisseur de logiciels.

Dès lors qu’un courtier s’est enregistré, qu’il peut accéder au système et qu’il obtient d’une caution la confirmation qu’on lui a attribué la procuration électronique, il peut appliquer le sceau de la société à tout cautionnement électronique qu’il crée.

Le maître d’œuvre (bénéficiaire) informera l’entrepreneur (débiteur principal) que sa soumission n’a pas été retenue; toutefois, dans le monde des cautionnements électroniques, un cautionnement électronique peut ne pas être renvoyé à celui qui l’a délivré; par conséquent, plutôt que d’attendre que soit épuisée la période de validité (30, 60, 90 jours, etc.), les courtiers devraient suggérer à leurs clients de leur signaler que leur soumission n’a pas été retenue.

Lorsque le courtier apprend qu’une soumission n’a pas été retenue, il transmet cette information à la caution pour faire en sorte que la place que cette soumission particulière occupait sur la marge de caution d’un entrepreneur soit libérée.

Si vous ne bénéficiez pas actuellement des services d’un courtier ou d’une relation avec une caution, vous devez tout d’abord prendre contact avec un courtier. CLIQUEZ ICI pour avoir accès à notre répertoire en ligne des courtiers.

En général, en ce qui concerne les cautionnements contractuels, il vous faudra présenter un plan d’affaire de vos activités, ainsi que des recommandations et des états financiers, pour être autorisé à obtenir un cautionnement (format papier ou format électronique). Un courtier en cautionnements peut vous guider dans le cadre de cette procédure et vous aidera à établir une relation d’affaires avec une société de cautionnements.

Si vous bénéficiez actuellement des services d’un courtier ou d’une relation avec une caution, votre courtier sera en mesure de vous aider à obtenir un cautionnement électronique. Toutefois, si votre courtier n’est pas en mesure d’offrir des cautionnements électroniques, veuillez communiquer avec nous (surety [at] suretycanada.com) pour que nous puissions prendre contact avec lui à ce sujet.

Une fois que le cautionnement électronique est numériquement signé et qu’on lui a apposé un sceau de société, il sera simplement transmis selon les exigences de l’appel d’offres; par exemple, il sera transmis directement au bénéficiaire ou téléchargé sur un système électronique d’appels d’offres (MERX, soumissions et appels d’offres, etc.).

Veuillez noter que le cautionnement électronique doit constituer un fichier distinct et ne peut être fusionné ou associé à d’autres fichiers, sans quoi le maître d’œuvre (destinataire) ne sera pas en mesure de valider le cautionnement électronique.

Certains fournisseurs de logiciels ont la capacité de produire des signatures électroniques ou d’apposer des sceaux électroniques directement sur un instrument tandis que d’autres vous dirigeront vers une tierce plateforme (par ex. Presto Direct, Notarius, etc.) qui crée un fichier pouvant être téléchargé et apposé au cautionnement électronique.

Depuis sa création en 1983, la mission de Xenex Enterprises Inc. (XENEX) a été de « poursuivre audacieusement le summum de l’innovation commerciale ». Nous nous concentrons sur la productivité des entreprises et la simplification de la vie des organisations et des personnes. Nos plates-formes SaaS robustes basées sur le cloud permettent aux entreprises de numériser l’ensemble de tout leur processus commercial, de la préparation de documents à la signature, au scellage, à l’authentification, et à la gestion des autorités de n’importe où, à tout moment et sur n’importe quel appareil. Nous sommes le fournisseur de solutions de référence pour l’industrie de cautionnement au Canada.